7. HERRAMIENTAS TELETRABAJO Y COLABORATIVAS

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Soluciones completas:

Zoho remotely: Gratuito hasta el 1 de julio de 2020 por el estado actual.

Zoho Remotely es una suite de aplicaciones en la nube que le ayuda a estar conectado, colaborar con sus equipos, hacer seguimiento de su trabajo y dar soporte remoto a sus clientes desde cualquier parte del mundo.

Paquete de aplicaciones incluido.

Zoho ShowTime

Zoho Writer - Procesador de texto colaborativo.

Zoho Sheet - Aplicación de hojas de cálculo colaborativa.

Zoho Cliq - Plataforma de mensajería instantánea.

Zoho Show - Herramienta para presentaciones de negocios.

Zoho Meeting - Herramienta para videoconferencia.

Zoho Sprints - Software ágil para gestión de proyectos.

Zoho Lens* y Assist - Software de soporte remoto.

Zoho WorkDrive - Herramienta para gestión de archivos.

Zoho Projects - Herramienta integral para gestión de proyectos.

Comunicación-Reuniones:

Slack: Es una herramienta que permite a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (canales). Estos se pueden utilizar para organizar proyectos, conversar sobre temas como reuniones o eventos, y mantener la comunicación entre los miembros de un equipo especializado. Se puede acceder a ella desde un ordenador o una aplicación móvil

Hangouts: La aplicación de G Suite se divide en un apartado de chat y otro de videollamadas denominado Meet. Permite compartir pantalla y la integración con casi todos los demás productos del desarrollador Google. La interfaz es sencilla y no necesita complementos. Se puede acceder a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico.

Microsoft Teams: Es el centro de trabajo remoto de Microsoft. Entre sus funciones encontramos chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia, Office 365,...

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Zoom: Es una herramienta de conferencia remota alojada en la nube, que permite llamadas de video y audio gratuita hasta 100 usuarios por llamada.

Cisco Webex: Se trata de un conjunto de herramientas que abarcan desde reuniones en línea (Meetings), trabajo en equipo con funciones propias de mensajería, videollamada, uso compartido de archivos y pizarra (Teams); hasta llamadas de conferencia en la nube (Callings). Permite su integración con otras aplicaciones como Trello o Microsoft Teams.

Almacenar y compartir archivos:

Google Drive: Gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google si no también de otros desarolladores como Microsoft Office. Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.

Onedrive: Se trata de la nube de almacenamiento de archivos de Microsoft que permite además compartirlos con los miembros de un equipo y colaborar en tiempo real en su elaboración con la suite Office 365. Todo funciona mediante vínculos que se pueden compartir por correo electrónico, mensaje de texto, iMessage o Facebook.

Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios. Se integra con software como Trello, Zapier o Salesforce

Gestión de Tareas y Proyectos

Trello: Es un organizador de tareas en equipo que mediante distintos tableros permite organizar y priorizar proyectos de forma flexible. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.

Monday: Sistema que opera como un centro de trabajo virtual. Esto permite una vista panorámica de todos los procesos que hay que realizar. Incluye la realización de tareas de forma automática y fusionar plantillas según las necesidades de cada empleado. Al integrarse con otras herramientas además posibilita centralizar procesos, coordinar objetivos, asignar recursos y establecer prioridades de manera sencilla entre los miembros del equipo. Permite el desarrollo de complementos, widgets, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas.

Tick Tick o Todoist: Son organizadores que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas. Se sincroniza con multitud de dispositivos, incluidos smartwatches.

Omnifocus: Se trata de un gestor de proyectos y acciones que permite desde etiquetar personas, localizaciones, orden de prioridad o nivel de energía a cada tarea; hasta organizar la jornada laboral según estas acciones y poder calificarlas y revisarlas. Su aplicación solo está disponible para iOS lo que incluye integración con Siri, para el resto de usuarios se puede acceder a través de su página web.

BaseCamp: Organizador de proyectos y listas de tareas que permite ver en qué está trabajando cada miembro del equipo en un momento determinado. Permite añadir anuncios, listas de tareas, calendarizar acciones o eventos, compartir documentos y archivos; así como hablar mediante un chat de equipo.

Idonethis: Se trata de una herramienta de control de actividad en equipo. Los miembros del equipo entran cada día vía email o en un buscador. Tras esto pueden añadir sus tareas, ver cuáles están en proceso y cuáles no se pueden hacer y cómo resolver esta situación. Por otro lado proporciona datos de los progresos y la organización del equipo para facilitar la toma de decisiones.

Integración:

Zapier: Es una servicio web de automatización de tareas que permite la integración con casi todas las herramientas y aplicaciones anteriores. Estas se conectan entre ellas para establecer flujos de trabajo y operaciones no disponibles en sus plataformas sin necesidad de supervisión humana. Es además muy útil para desarrollar programas personalizados a medida para tu empresa.

Oficina remota VPN:

VPN o Virtual Private Network es un protocolo de conexión que nos permite acceder a una localización remota mediante un túnel de comunicación segura. Gracias a ésta conexión podremos estar dentro de una red local de forma remota y conectarnos a nuestros equipos mediante RDP o similares, accceder a CRM, ERP,...

Pero, ¿cuáles son las ventajas que nos proporciona implementar una VPN?

Acceso remoto seguro. Se establece una comunicación cifrada entre el cliente o sede y el servidor VPN de la oficina. Este acceso aumenta la productividad, permite ahorrar costes y genera nuevas oportunidades de negocio.
Publicamos un servicio único (VPN) en vez de publicar varios que pueden ser punto de mira de ataques de fuerza bruta (FTP, Web Login, Paneles de administración, etc.)
Teletrabajo: Permite a nuestros empleados conectarse de forma segura remotamente a los recursos corporativos. De esta forma se fomenta la flexibilidad laboral y la conciliación familiar y profesional.
Control de accesos: Saber en cada momento quién y desde dónde se ha conectado y qué ha hecho.

¿Por qué deberíamos utilizar una conexión VPN?

Las VPN nos garantizan que toda la información que transmitamos va a estar segura. Concretamente su confidencialidad, ya que en caso que fuese interceptada durante la transmisión, no podría ser decodificada; su integridad, ya que la información viaja cifrada, por lo que no pueden ser modificada o alterada durante la transmisión. Además nos garantiza que la información está siendo transmitida solo desde dispositivos autorizados.

Fuente:Incibe

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